نرم افزار MS-Project چیه؟ سوال خوبیه، نه؟ در بسیاری از کتاب ها، مقالات و کلاس های آموزشی از MSP به عنوان “نرم افزار مدیریت پروژه” یاد میشه. در حالی که اینطور نیست!
چیزی به اسم “نرم افزار مدیریت پروژه” وجود نداره.
مدیریت پروژه، کاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها برای برآورده کردن الزامات پروژه هست. MSP یک ابزار قدرتمند هست و اگه شما ازش استفاده مناسبی بکنین، می تونید زمان زیادی رو با تلاش کمتر در پروژه خود را ذخیره کنید. یعنی صرفه جویی زیادی در زمان میشه.
حتی متاسفانه در ویکی پدیا هم به اشتباه نرم افزار مدیریت پروژه معرفی شده.
اگه می خواین از MS-Project استفاده خوبی بکنید، باید دو تا مورد رو خوب بدونید:
اول اینکه باید بدونید چه امکاناتی در MSP وجود داره و چطور میشه از این امکانات استفاده کرد؟ و دوم اینکه باید بدونید مدیریت پروژه ها، به چه صورتی انجام میشه.
پروژه چیست؟ (روی لینک کلیک کنید تا توضیحات بیشتری در مورد پروژه بخونید)
حالا شما چه کارهایی می تونین با نرم افزار MS-Project انجام بدین؟
می تونید فعالیت ها، منابع، هزینه ها رو وارد نرم افزار MSP بکنید و باهاش پروژه رو برنامه ریزی بکنید و همین طور پیشرفت پروژه رو هم پیگیری بکنید.
تا چه اندازه می تونید از نرم افزار MSP استفاده کنید؟
خب این بستگی داره. برای مثال: اگه شما به اطلاعات هزینه ای، مثل نرخ دستمزد، دسترسی نداشته باشید، نمیتونین هزینه ها رو پیگیری بکنید.
و اگه شما به اطلاعات منابع، دسترسی نداشته باشید، نمیتونین منابع رو به فعالیت ها تخصیص داده و وضعیتشون رو پیگیری بکنید.
برخی از مدیران پروژه “نرم افزار گریز” هستن، به این معنی که اونا از هر نوع نرم افزار نفرت دارن و استفاده از “مداد، خودکار و کاغذ” رو ترجیح می دن.
این متد خیلی کند هست و ارتباطات پروژه رو دچار مشکل میکنه و شما مجبور به نوشتن مکتوب همه چیز میشین.
حتی اگه پروژه شما بطور صحیح پیش بره، این کار وقت تلف کردنه. از سوی دیگه، ما متخصصای نرم افزار MSP رو داریم که همیشه و هر لحظه دارن ازش استفاده میکنن و همه چیز رو وارد نرم افزار میکنن، مهم نیست که اونا جزئی از پروژه شما باشن یا نباشن.
مثلا در مورد استفاده از نرم افزار MSP هم، لازم نیست همه چیز رو وارد نرم افزار کنید و غذای مورد علاقتون، وضعیت هوا و … رو هم در نرم افزار MSP بنویسین.
بنابر این چقدر از نرم افزار MSP باید استفاده کنید؟ شما باید تا جایی اطلاعات رو نرم افزار وارد کنید که بتونید با تلاش کمتر به نتایج درستی برسید.
مثلا اگه دستمزد یک نفر رو نمیدونید که چقدره، شانسی در نرم افزار وارد نکنین، بذارید خالی باشه که بعدا دچار اشتباهات بعدی نشید. و فقط اطلاعات مهم و دقیق رو که قابل اعتماد هستن دنبال کنین.
پیشنهاد میکنم مقاله ای رو که در مورد اشتباه مدیران در مدیریت پروژه ها نوشتم، بخونید.
شما چه تجربیات یا سوالاتی در این مورد دارید؟
MSP