چرا برخی از پروژه ها موفق می شوند و بقیه شکست می خورند؟ این واقعا یه سوال با ارزشیه، اینطور نیست؟ من همیشه در موردش فکر میکنم. خوشبختانه پاسخ های محکمی هم برای این سوال وجود داره.
اگه از یکی از پروژه هاتون که به نظر می رسه، نمیتونه به سرانجام برسه، نا امید شدین، ممکنه به این دلیل باشه که کارهای زیر رو در موردش انجام ندادین:
1. تنظیم یک نمودار زمانی – Set a Timeline
هر پروژه ای که شروع می کنید باید یک تاریخ پایان داشته باشه. واقع بینانه بودن زمان انجام پروژه خیلی مهمه. اگه زمان های پایینی در نظر بگیرید، ممکنه در آخر احساس شکست بکنید. اگر هم بطور مداوم زمان های بیشتر از حد معمول رو برای پروژه ها در نظر بگیرین، خب، در این حالت هم یعنی از ظرفیتتون استفاده درستی نکردین.
2. مشخص کردن مسئولیت ها
شما نمیتونید بعضی از پروژه ها رو به تنهایی مدیریت کنین و انجام بدین. بنابر این قبل از شروع پروژه یک تیم تشکیل میدین و وظایف و مسئولیت های تک تک نفرات این تیم رو مشخص می کنید. یعنی هرکس باید بدونه واسه چیزی جزو اون تیم شده و چه انتظاراتی ازش میره. اگر اونا ندونن چه انتظاراتی ازشون دارین، نمیدونن چیکار باید بکنن و چی به شما تحویل بدن. پس باید شما این موارد رو مشخص کنین.
یه مرحله بیشتر جلو میرم، شما باید مطمئن بشید که اعضای تیمتون شما رو فهمیدن. یعنی باید بفهمن که: هدف پروژه چیه؟ چه طوری باید بهش (هدف پروژه) برسن؟ چرا سهم هر عضو تیم مهمه؟
حتی قبل از تشکیل جلسه با تیمتون، قبلش بهشون دستور جلسه رو با یک نامه کتبی اطلاع بدین. و هیچ وقت یک جلسه رو قبل از نوشتن صورتجلسه تموم نکنین. در صورتجلسه مشخص کنید که چه کارهایی باید انجام بشن و دقیقا چه کسی مسئول انجامش هست.
3. برگزاری جلسات مداوم هفتگی
تنظیم یک جدول زمانی و مشخص کردن مسئولیت هر فرد لازمه ولی چرا به تنهایی کافی نیست؟ شما باید با چک کردن منظم اعضای تیمتون اونارو پاسخگو نگه دارید. ابزارها و نرم افزارهای زیادی هم مطابق نیاز برای این کار وجود داره.
در جلسات هفتگی باید پروژه رو بررسی کنید و همین طور، اینکه چه کارهایی انجام شدن و چه کارهایی انجام نشدن. جلسات رو کوتاه برگزار کنید و از بحث و موضوعات جلسه که در دستور جلسه نوشته بودین، خارج نشین.
4. افراد کلیدی باید در دسترس باشن
اگه می خواین مطمئن بشین که یه پروژه انجام بشه، افراد رو وادار کنید که در مورد مسئولیت هاشون صحبت کنن. شما بعنوان مدیر، باید این افراد رو در دسترس داشته باشین.
5. افزایش شفافیت
خبرهای خوب یا بد رو به اعضای تیمتون بگید. وقتی اعضای تیمتون شفافیت رو در شما میبینن، سخت تر کار میکنن. شما بعنوان مدیر، همه کارهایی که برای تشویق تیمتون میتونید، انجام بدین.
ماندن در صدر آسان نیست، اما امکانپذیره.